Digitalización. Transformación empresarial

¿Conoces lo que es la digitalización? Posiblemente, hayas escuchado esta palabra en diferentes contextos, pero seguro que has lo has visto en tu día a día y no sabías todo lo que engloba este término y su influencia. Nosotros te lo contamos.

Entendemos como digitalización al proceso en el que se integran nuevas tecnologías al entorno empresarial, obligando a las organizaciones a adaptarse a una serie de cambios y creando con esto nuevos modelos de negocios.

El proceso de digitalización es constante y se llevaba a cabo de forma rápida, pero también está condicionado a factores externos. La crisis sufrida por el COVID-19 ha hecho de esto un cambio a corto plazo para las empresas, obligándolas a analizar él en torno y apostar por las tecnologías para aprovechar nuevas oportunidades. ¡La digitalización ya no es un derecho, sino una obligación!

Proceso de comunicación en el entorno digital

Internet ha traído consigo nuevos sistemas de comunicación, al ser impulsado por la digitalización, ha conseguido atraer nuevas fuentes de información y modificando los canales de comunicación, y la manera de relacionarnos los unos con los otros.

La digitalización permite una mayor conectividad sin importar la ubicación. Las empresas y han adaptado a su modelo de negocio con el fin de aprovechar las ventajas que esto ofrece. La comunicación es la base del trabajo en equipo y las empresas se han visto obligadas a desarrollar nuestras estrategias, como el teletrabajo, sin descuidar la comunicación y las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo.

Estos cambios implican mucho más allá que la tecnología, implica compromiso y flexibilidad por parte de los trabajadores, cuya actividad depende del trabajo grupal, ya que deben estar dispuestos a aprender y reinventarse. Los equipos de trabajo virtuales deben su éxito a cuatro factores, estos son los siguientes:

• Actuar de forma coordinada y siguiendo la cultura de la empresa.
• Mantener una comunicación activa y constante. A pesar de ser a distancia, los equipos de trabajo deben actuar de forma conjunta.
• Aprovechar las nuevas tecnologías para una mejor conectividad. Algunas de las herramientas que hacen esto posible son las videollamadas, foros, chats y aulas virtuales.
• Posición de líder de equipo. Esta persona es la encargada de unificar los miembros del equipo, coordinar las acciones y motivar a los miembros del equipo para generar un ambiente laboral favorable que beneficie la productividad.

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Competencias profesionales necesarias tras el proceso de digitalización (soft skills)

Con los avances tecnológicos han surgido nuevos empleos, y nuevos espacios de trabajo que obligan a los trabajadores a valorar su desarrollo profesional. Ya no a solo vale con invertir en nuevas tecnologías, sino que también es necesario invertir en formación y aprovechar el momento. Por muchos avances que surjan, ningún robot o sistema informático es capad de desarrollar ciertas habilidades, entre las que se encuentran:

• Creatividad: En un mundo con tanta información, es complicado destacar y más, aunque cuando la automatización está tan integrada en todos los procesos. Por esta razón, un trabajador creativo es un activo importante dentro de una compañía.
• Inteligencia emocional: La inteligencia emocional nos capacita para gestionar nuestras emociones y desarrollar acciones usando la razón.
• Comunicación y escucha activa: Estos dos elementos son indispensables para tratar crisis y resolver conflictos. Los equipos de trabajo incorporan estas habilidades en su actividad, como hemos mencionado anteriormente.
• Empatía: Muy utilizado en diferentes ámbitos laborales, como en atención al cliente y en la gestión de equipos.
• Pensamiento crítico: Ser exigente con nosotros mismos nos hace aprender de nuestros errores y mejorar tanto personal como profesionalmente.

Nuevas oportunidades para el comercio

La digitalización ha obligado a los pequeños comercios a seguir el ejemplo de grandes empresas y poner en marcha una adaptación digital de su comercio. Con estas medidas se consigue tener una mayor presencia en la red a través de su página web, donde ofrecen sus productos y servicios de la misma forma que lo hacían desde un punto de venta físico, pero con diferentes condiciones.

Entre las ventas que tiene la venta online frente a la venta física destacan:

• Accedes a nuevos mercados y a un mayor público
• Ampliar la línea de productos sin necesidad de grandes inversiones
• Reducción de costes
• Mayor comodidad y flexibilidad de horario
• Posibilidad de automatizar estrategias
• Recopila información de los usuarios permitiendo adaptar el servicio

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Consejos para iniciar el proceso de digitalización de tu negocio

En España, la mayoría de las empresas ha iniciado el proceso de digitalización mejorando su productividad, haciéndoles más visibles frente a sus competidores y dando un valor añadido a sus clientes. Según un estudio de la IEBS (Escuela de Negocios de la Innovación y los Emprendedores) únicamente el 15,1% de las empresas españolas no han comenzado este proceso.

Teniendo en cuenta la complejidad de este proceso y todos los cambios que supone para un negocio, en la mayoría de los casos son las empresas pequeñas o pymes las que más lo sufren y a los que más barreras tienen que superar.

Si tu negocio se encuentra en ese 15,1%, te dejamos algunas recomendaciones y consejos para que puedas dar el impulso que tu negocio necesita:

Idear un plan previo

Antes de realizar alguna acción es necesario valorar en que punto se encuentra la empresa, qué objetivos se pretenden alcanzar y cuál es la mejor manera de incluir la nueva tecnología. Para esto, se valora el nivel de digitalización actual con el que cuenta tu negocio y cuál es el nivel del resto de empresas que operan en el mismo mercado.

Invertir en I+D+i

Invertir en investigación, desarrollo e innovación supone para las empresas una ventaja competitiva.

Incorporar nuevas tecnologías en el proceso

Se deben incorporar a la actividad empresarial aquellas herramientas digitales afines y compatibles a ella. Deben aportar algún tipo de utilidad o automatización en el proceso. Entre estas nuevas herramientas se priorizan algunas como la gestión de datos, creación o actualización de la página web, etc.

Implicar a todo el equipo

Todos los miembros del equipo, independientemente de la estructura jerárquica de la empresa, debe estar informado de los cambios y de las estrategias que se pretenden seguir. Los trabajadores deben ser conscientes de la importancia de este cambio.

El factor humano es una de las claves para que el proceso de digitalización se lleve a cabo con éxito. La empresa debe contar con un equipo capacitado y que cuente con competencias necesarias, o invertir en mejorar las competencias de sus trabajadores. Esto se debe al funcionamiento complejo de las nuevas tecnologías y a la especialización que requieren.

Centrarse en los clientes

Los clientes son la principal fuente de información para que las empresas diseñen una estrategia que utilice esa información en su beneficio. Analizar el comportamiento y los hábitos de consumo de los clientes son algunas de estas claves que hay que saber cómo aprovechar. Un buen uso de esta información aumentará notablemente la fidelidad de los usuarios.

Analiza a la competencia

Estudiar la manera de actuar de las empresas competidoras ayudará a la hora de tomar decisiones y asumir riesgos.

Comunicación interna y externa

La información es poder, y cuando se tiene hay que saber mantenerla. Para esto es necesario generar una red de comunicación fiable y libre de posibles alteraciones. Si la comunicación es bidireccional, dará aún más valor a la información porque ayuda a determinar y fijar los objetivos.

Hallar el equilibrio

La mejor de las estrategas es aquella que unifica las ventajas de las acciones offline y las acciones online.

Consecuencias de resistirse al progreso

La transformación empresarial se ha convertido en la estrategia más sólida para competir en un entorno saturado de ofertas, e incorporar nuevas tecnologías a los procesos empresariales es la base de esta estrategia. Esto lo hemos podido apreciar tras la pandemia.

Sin embargo, este proceso de digitalización requiere numerosos recursos que no toda empresa está dispuesta a pagar, como es le caso de las Pymes. Muchas de estas empresas han sufrido una alta reducción de su actividad, o en el peor de los casos, ha supuesto sierre.

Algunas de las consecuencias de no formar parte del progreso tecnológico y digitalizar una empresa son las siguientes:

• Reducción de las ventas
• Escasa presencia y nula en el ámbito digital
• Incapacidad para cubrir las expectativas de los clientes
• Perdida de oportunidades
• Aumento de estado de incertidumbre
• Menos probabilidad de fidelizar clientes
• Falta de avances en el proceso productivo
• No se fomenta el trabajo en equipo
• Surge la necesidad de aumentar los precios
• Falta de nuevos talentos en el equipo humano de la empresa